La check-list du manager à distance

En supprimant les notions de temps, de lieu et d’action de l’entreprise, le télétravail bouleverse les pratiques managériales traditionnelles fondées sur le présentéisme et le contrôle des collaborateurs. Le manager à distance doit avant tout se poser en animateur, assurant le partage de la connaissance, fédérant son équipe et libérant les énergies.

Tout d’abord qu’est qu’il change dans une situation de télétravail ? Les collaborateurs peuvent :

• Avoir le sentiment que leur manager ne sait pas ce qu’ils font.
• Estimer qu’ils ne sont pas assez informés de ce qu’il se passe dans l’entreprise.
• Estimer manquer de reconnaissance par rapport aux efforts fournis
• Estimer manquer de soutien face aux situations et difficultés rencontrées.
• Souffrir du manque de contact et d’échanges entre collègues.
• Avoir des difficultés à concilier vie professionnelle et vie personnelle.

Le télétravail fonctionne mieux lorsque les employés et les managers communiquent clairement sur les attentes. Mais comment manager efficacement à distance ?

La check-list suivante vous aidera à établir les bases d'un travail à distance efficace et d'une productivité continue.

1. Examinez les besoins et les ressources technologiques.

Identifiez les outils technologiques que les employés utilisent dans leur travail quotidien et déterminez si les ressources seront accessibles lorsqu'ils travaillent à domicile. Assurez-vous également que les employés savent comment accéder à l'assistance technique appropriée, s'ils ont besoin d'aide.

• Confirmez que les employés savent comment configurer le renvoi d'appel et comment accéder à leur messagerie vocale depuis leur domicile, le cas échéant.
• Déterminez la ou les plateformes que vous utiliserez pour communiquer en équipe (Microsoft Teams, Zoom,…)  clarifiez les attentes en matière de disponibilité en ligne, testez et confirmez que tout le monde a accès aux outils technologiques et les maîtrise.
• Assurez la sécurité du site de travail alternatif.
• Considérez la liste suivante de besoins technologiques potentiels :
• Accès à l'Internet haut débit
• Ordinateur portable/ordinateur
• Configuration de la connexion Bureau à distance des deux côtés
• Logiciel anti-malware à jour installé
• Authentification multifactorielle configurée pour plus d'un appareil (surtout si le seul appareil est le téléphone du travail)
• Casques et micro  
• Fichiers disponibles dans un emplacement partagé sécurisé

2. Revoyez les horaires de travail.

Le travail à distance peut être confondu avec le travail flexible. Expliquez clairement aux employés ce que vous attendez d'eux en ce qui concerne le maintien de leur horaire de travail actuel ou si vous êtes ouvert à un horaire flexible en fonction de leurs besoins.

3. Rédigez un plan de travail.

Passez en revue les questions ci-dessous avec les employés et réfléchissez ensemble aux réponses.

• Quelles sont les responsabilités/tâches de routine qui ne peuvent pas être accomplies en travaillant à distance et quel en sera l'impact sur les opérations ou sur d'autres personnes ? Quels sont les moyens de réduire les impacts identifiés ?
• Quels processus clé ont été identifiés pour chaque secteur ou service ? Un accès spécifique à la plate-forme sera-t-il nécessaire pour réaliser ces processus ?
• Quelles responsabilités/tâches de routine nécessitent une communication et une collaboration régulières avec les autres ? Contactez proactivement les autres pour confirmer la manière dont vous communiquerez pendant que tout le monde travaille à distance.
• Y a-t-il des activités professionnelles essentielles qui sont vulnérables à l'absence d'un petit nombre d'employés clé ?
• Identifiez les équipes ou les personnes qui ont une expérience limitée ou pas du tout de travail à distance.
• Quelle formation sera nécessaire pour les outils et la technologie du travail à distance ?
• Identifiez et convenez des priorités stratégiques pendant cette période.
• Mettez en place un exercice d'essai pour tester votre plan.
• Souvent, les employés subissent moins d'interruptions lorsqu'ils travaillent à distance. Y a-t-il des projets spéciaux ou des tâches que vous pouvez faire avancer tout en travaillant à distance ?
• Quels sont les événements ou les réunions prévus pendant que la période de travail à distance est en place ? Seront-ils reportés ou annulés, ou auront-ils lieu grâce à la technologie ?
• Quel suivi doit être assuré en cas de report ou d'annulation ? Quelles circonstances exigent une présence sur place ?
• Identifiez les employés qui pourraient avoir besoin d'exigences particulières ou qui bénéficient actuellement d'aménagements de travail, et planifiez en conséquence.
• Identifiez les employés qui auront accès à vos locaux.
• Fournissez les ressources ou le processus de soutien technique.

 4. Établissez un plan de communication et de contrôle.

Trois niveaux de communication sont à développer pour entretenir la cohésion de l’équipe : avec chacun de ses collaborateurs, entre ses collaborateurs et avec son équipe.

• Si vous faites normalement des rondes quotidiennes pour rendre visite aux employés à leur bureau, vous pouvez leur téléphoner pendant cette période.
• Ritualiser les réunions de travail ainsi que les points en tête-à-tête, à raison d’une fois par semaine au minimum, pour faciliter la coordination du travail, le partage d’informations, le suivi des projets et la résolution des points de friction.
• Indiquez aux employés à quelle fréquence ils doivent envoyer des mises à jour sur l'avancement du travail et ce que ces mises à jour doivent inclure. Vous devez également communiquer la rapidité avec laquelle vous attendez une réponse.
• Effectuez des contrôles réguliers. Envisagez de commencer chaque journée de travail par une conversation téléphonique, vidéo ou par messagerie instantanée. Vos employés seront avides de contacts et d'informations pendant la période de crise, et la démarche aidera tout le monde à créer une routine positive.
• Préparez un plan de communication d'urgence. Identifiez les contacts clé (avec des copies de sauvegarde), les chaînes de communication pour le suivi des affaires et des statuts des employés.

Indiquez les canaux à utiliser pour la communication. Il est préférable de réserver :

• Les courriels pour poser une question simple appelant une réponse simple, demander une confirmation ou envoyer un brief.
• Les appels téléphoniques pour les demandes urgentes ou lorsqu’il s’agit d’obtenir des réponses détaillées.
• Les chats et textos pour maintenir le lien entre deux entretiens.

Pour les réunions à distance, les solutions à privilégier sont :

• L’appel de groupe (audio) ou la visioconférence , qui permettent à chacun de participer activement aux échanges.
• La webconférence, qui est moins interactive que la visioconférence, mais qui se prête en revanche bien aux démonstrations en direct

5. Soyez positif. Écoutez, rassurez et motivez.

Une attitude positive et la volonté de faire confiance aux employés pour qu'ils travaillent efficacement à distance sont essentielles pour que ces arrangements soient réussis et productifs. Le télétravail offre aux managers l'occasion de devenir de meilleurs dirigeants. Au lieu de vous concentrer sur le nombre d'heures de travail de vos employés, mettez l'accent sur la mesure des résultats et l'atteinte des objectifs, quel que soit le mode de travail. Le produit du travail accompli par l'employé est l'indicateur de réussite, plutôt que l'observation directe. En se concentrant sur le produit du travail de l'employé, les managers amélioreront leurs capacités organisationnelles et leurs propres compétences en matière de gestion par objectifs.

Le manager à distance doit être un manager « coach ». Vous devrez développer une bonne connaissance du profil de chacun de vos employés et, en raison de la distance, prêter davantage attention aux sentiments de chaque individu. Les entretiens en tête-à-tête virtuels sont particulièrement appropriés pour détecter d'éventuels signes de malaise, de frustration, de stress ou de surcharge de travail.  Afin de garder chaque membre impliqué, veillez à porter de la considération à chacun et ne manquez pas les occasions d’exprimer des retours stimulants, félicitations ou encouragements.

6. Effectuez un bilan du télétravail après la reprise des activités normales.

Les employés et les managers doivent examiner les plans de travail au moment du retour à la normale, évaluer l'état d'avancement du travail de l'employé et classer par ordre de priorité tout travail non résolu ou tout travail nouveau résultant de la perturbation opérationnelle temporaire.

Alors que la pandémie de COVID-19 sera, un jour terminée, les pratiques d’un bon management dans un contexte de changement continu, et potentiellement dans un monde où les personnes sont de plus en plus à distance, vont certainement devenir cruciales à long terme. Ainsi, en établissant de manière proactive de nouvelles habitudes et normes de gestion dès maintenant, lorsque vous dirigerez vos équipes à distance pendant cette crise, vous investirez également de manière proactive dans vos compétences, en vous assurant d'être le meilleur manager possible dans cette nouvelle ère de travail qui se précise.