Apprivoiser la digitalisation de la formation sans réinventer la roue.

Les temps changent, la formation aussi. La formation et le travail à distance sont devenus une nécessité pour les entreprises et organismes de formation. Si recréer l'expérience de la formation en face à face dans un environnement digital peut être intimidant, ce n'est certainement pas impossible.

Pourquoi "apprivoiser" la distance ? Pour voir sans doute dans la distance une opportunité de répondre aux besoins actuels de formation et d'en faire un mode d'accès commun à la formation. Pour offrir une proximité dans la distance favorable à l'apprentissage et à l'engagement. Le défi consiste à s'équiper des bons outils pour soutenir votre stratégie, sensibiliser et engager les formateurs et les apprenants pour les rendre protagonistes de la formation.

La digitalisation de la formation, c’est quoi ?

Digitaliser la formation c’est, finalement, intégrer les technologies du digital aux différents dispositifs de formation qu’ils soient existants ou en cours de création. 

Digitaliser la formation ne signifie pas passer tout simplement au e-learning. La formation digitale implique plus de méthodes pédagogiques que la seule formation à distance. Elle inclut l'utilisation d'outils numériques pour enrichir le parcours de formation professionnelle : le smartphone, les médias sociaux, la vidéo, la réalité virtuelle, les plateformes LMS (learning management system), la visioconférence, la messagerie électronique, etc. C'est l'utilisation des nouvelles technologies pour permettre un meilleur accès, une meilleure compréhension et une plus grande utilisation des connaissances.

L'utilisation des outils numériques ne remplace cependant pas la présence d'un formateur. L'objectif de la digitalisation de la formation professionnelle n'est pas de supprimer le rôle du formateur, mais d’apporter une valeur ajoutée aux méthodes pédagogiques déjà en place.

La digitalisation des contenus de formation ne se limite pas au e-learning traditionnel. Le digital en formation regroupe en réalité 3 grandes familles de modalités pédagogiques :

• - La formation à distance asynchrone, avec laquelle l’apprenant suit sa formation indépendamment de la présence du formateur. Il peut généralement suivre celle-ci quand il le souhaite (ex : e-learning, vidéo learning, serious game, le MOOC ou Massive Online Open Course, le SPOC ou Small Private Online Course, etc.)
• - La formation à distance dite synchrone, quand l’apprenant est contact en temps réel avec son formateur via des outils de communication telle que la visioconférence ou le tchat.
• - Et bien sûr, le présentiel, c’est-à-dire la formation traditionnelle en salle augmentée par le digital.

Quelles sont les différences entre la formation synchrone et asynchrone ?

Pourquoi faut-il digitaliser ses formations ?

Les avantages de la formation digitale sont très nombreux. Voici quelques unes :

• Évolution globale de l’offre de formation ;
• Augmentation de la productivité et de la réactivité ;
• Proposition de nouvelles expériences interactives et ludiques ;
• Ciblage d’un plus grand nombre de personnes ;
• Adaptation aux nouveaux besoins des publics bénéficiaires ;
• Socialisation de l’apprentissage, développement et encadrement des échanges ;
• Amélioration de la qualité des prestations dispensées ;
• Meilleur suivi de formation ;

Il faudra passer par un certain nombre d’étapes afin de digitaliser son offre de formation.

#1 Établir le plan de bataille : identifier les besoins.

Avant de commencer est important de connaître son objectif : pourquoi digitaliser ?

Pour effectuer une analyse efficace des besoins, demandez-vous :

• Qui est votre cible ?
• Que voulez-vous qu’ils apprennent ? Est-ce qu’il s’agit d’acquérir des connaissances, des compétences ou des comportements ?
• Comment apprennent-ils le plus efficacement ?
• Que pouvez-vous faire pour améliorer le processus d’apprentissage ?

Une analyse des besoins de formation vous aidera à identifier où les connaissances ou les compétences doivent être améliorées et, dans le cas d’un programme e-Learning, vous aidera à voir les avantages de la diffusion de formations en ligne.

Avoir une approche de l'étendue de votre projet, du budget, des délais et de l'organisation est un prérequis essentiel.

#2 Faire le choix des outils et des technologies.

C’est le moment d’explorer et de faire le choix d’outils pertinents pour créer ou diffuser la formation (sachant que les apprenants doivent pouvoir accéder à leur formation de façon intuitive et personnalisée)

L'offre des outils est très riche ! Il est donc difficile de choisir. Vous devrez créer, distribuer, communiquer, mesurer, corriger, enregistrer...

Les 3 critères essentiels pour le choix de vos outils :

• Simple et intuitif, ergonomique pour tous les utilisateurs et d’abord pour les apprenants.
• Responsive, en capacité de s’adapter à tous les appareils.
• Répondre aux standards pour garantir l’interopérabilité et la pérennité de vos contenus.

Les besoins et attentes de vos apprenants doivent passer en priorité et être le point essentiel de votre prise de décision.

Pensez à leur expérience globale : inscription, programme, pauses, assistance, séances de travail de groupe ou individuelles, interactions de groupe, travaux ou devoirs à faire hors des séances.

#3 Adapter l’ingénierie pédagogique de son offre.

La prochaine étape c’est d’adapter l’ingénierie pédagogique de votre formation à une ingénierie de formation en ligne, avec méthodes et supports adaptés, par exemple, le travail collaboratif, les visioconférences, la classe inversée, le tutorat.

Le contenu est roi ! C’est à dire qu’un contenu déjà riche et bien structuré est garant d’une digitalisation réussie ! Vous ne pouvez pas simplement prendre un diaporama PowerPoint existant et le rendre disponible en ligne.

Vous devez faire l’inventaire des contenus dont vous disposez et identifier les informations qui devraient être ajoutées ou supprimées de vos cours existants.

Rappelez-vous, votre but n’est pas simplement de transférer votre contenu d’apprentissage, mais de le transformer. Une bonne façon de vous assurer que vous y parvenez est de créer un storybord  qui décrit le programme de formation

Créez des activités de cours descendant et des gamifications en mixant les modalités pédagogiques selon la logique engageante du micro learning. C’est une étape cruciale, comprenant des tests, la relecture orthographique et des modifications.

# 4 Former l’équipe à la prise en main des outils techniques, plateformes, vidéos, audios …

Il vous faudra également passer par une étape de formation de l’équipe pédagogique à l’utilisation des nouveaux outils et plateformes.

#5 Assurer l’évaluation des stagiaires.

Vous devez mettre en place un système d’évaluation de vos apprenants via les différents outils et plateformes. 

#6 Création d’un tableau de bord de suivi. 

Évaluez la formation dans son ensemble, du début à la fin de la prestation, en prenant en considération les évaluations à froid des apprenants, commanditaires et financeurs.

Il ne faut pas oublier que la digitalisation de la formation ne pourra être fonctionnelle à long terme que si le facteur humain est pris en compte. Ceci implique notamment de suivre les apprenants et de s’intéresser à leur progrès, afin de favoriser la motivation et l’engagement.